Hur går jag tillväga för att hyra en kontorslokal i Göteborg?
När du som lokalsökande kontaktar oss på Göteborgs Lokallots så stämmer vi först av exakt vad du har för lokalbehov. Var den ska vara placerad, vilken storlek, vad du kan tänka dig för hyra med mera. Sen går vi igenom vårt stora nätverk av vakanta kontorslokaler och matchar dom mot kravspecifikationen vi fått av dig. Efter det bokar vi in visningar av dessa lokaler och i slutändan hoppas vi att det ska bli en passande matchning. Det kan hända att lokalen behöver anpassas något, det kommer du och fastighetsägaren i så fall överens om och hur det påverkar hyran. Ni kommer fram till ett inflyttningsdatum och därefter skrivs kontrakt.
Hur väljer du rätt kontorsyta redan från början?
Det är stor skillnad från då och nu. För 20 år sedan hade nästan alla egna rum som då var ca 25 kvadratmeter. Då var det lätt att räkna ut hur stort kontor som behövdes med tillägg för viss expansion. Idag är det svårare. Vi väljer oftare att sitta i öppna ytor och/eller aktivitetsbaserat. Fördelen är att det går åt mindre yta per person men vi vill ju inte heller sitta för tätt och luften måste räcka till. Det går att räkna med mindre yta i moderna byggnader där luftkonditioneringen är ny. I omoderna hus behövs mer yta per anställd.
Försök att ta reda på så mycket fakta som möjligt innan ni letar nytt
Vilka frågor ska man ställa sig? Bland annat bör man ta reda på hur man vill/ska sitta? Eget rum eller öppna ytor. Hur många mötesrum, konferensrum och tysta rum? Hur stor pausyta behövs och ska man kunna sitta allihop på en gång? Kommer antalet anställda bibehållas inom överskådlig framtid? Svaren på dessa frågor kommer ge er underlag till rätt storlek på kontoret.
Vad innebär ett aktivitetsbaserat kontor?
Ett aktivitetsbaserat kontor är uppbyggt efter aktivitetszoner där man kan sitta och arbeta i olika miljöer efter vad arbetet kräver. Där finns inga fasta arbetsplatser utan de anställda flyttar runt efter behov.
Vad menas med A-, B- och C-läge?
Dessa benämningar berättar om hur attraktivt läge det är. Ju bättre läge desto högre hyra.
En lokal i ett A-läge anger att här är det mest eftersökt att befinna sig. För till exempel butiker är A-lägen oftast belägna längs huvudgator med de bästa skyltlägena där det finns en hög genomströmming av människor och ett stort kundunderlag. I ett A-läge finns mycket kringservice, goda kommunikationer och annat man som lokalhyresgäst kan behöva.
B-lägen däremot ligger ofta på tvärgator till huvudgator, de har därmed mindre genomströmning men också lägre hyror. Till B-lägen är det ofta enklare att ta sig med bil och de lämpar sig därför för en annan typ av handel än lokaler i A-lägen.
C-lägen ligger ofta längre ut från centrum. C-lägen är ofta lämpade för handel där kunden söker upp butikerna snarare än tittar in. För C-lägen är ofta tillgänglighet till parkeringsplatser viktigt.
Rumsindelat eller öppet landskap? Fördelar och nackdelar
Fördelar eller nackdelar beror ju helt på hur ni vill att ert företag ska fungera.
Öppna kontorslandskap eller storrum har större flexibilitet och information sprids lättare på gott och ont. Här kan man också lättare flytta runt, byta plats och på så sätt skapa energi och omväxling. Tyvärr blir man ju också lättare störd av sina kollegor. Här behöver man tänka på att ha några tysta rum så man kan dra sig tillbaka och arbeta ostört när man behöver.
Tänk på att placera kaffemaskinen lite avsides då här oftast samlas människor och det blir lite småprat.
Har man eget rum kan man enkelt stänga dörren om sig då man inte vill bli störd och arbeta koncentrerat. Tänkt dock på att kontakten med kollegorna blir färre. Igen, detta berör ju helt på vad man jobbar i för verksamhet och hur arbetsvardagen måste fungera. Företagskulturen spelar så klart även in.
Vad är en kombilokal?
Det är en lokal som både har kontor och något slags lager. Det kan vara i samma plan eller med lager i markplan och kontor på våningen ovan. Lagret kan vara låglager eller höglager, det vill säga med en takhöjd på ca 10 meter.
Hur sätts hyran på en kontorslokal respektive lagerlokal?
Hyran på en kontorslokal avgörs av läge, skick och standard. Idag byggs mycket nyproducerade kontorsytor och då hamnar hyresnivån högre eftersom produkten är helt ny, energieffektiv och stor hänsyn tas till klimatpåverkan. Nyare fastigheter ger ofta möjlighet till större flexibilitet och är fastigheten placerad i ett kommunikativt läge med service, restauranger och annat kommersiellt utbud är hyran högre. Hyran på kontorslokaler styrs av vad marknaden är beredd att betala i just det området, adressen och läget i fastigheten. Jämförelser görs i området och det sker en förhandling av hyresnivån i samband med kontraktsskrivning men den generella bashyran är det man siktar på för att hitta rätt nivå.
Hyran för en lagerlokal sätts utifrån läge, skick och standard på lokalen. Nyare logistikfastigheter har ofta en möjlighet att klara av godshanteringen mer effektivt och smartare och mer flexibelt, där är ytorna ofta relativt omfattande. På den typen av produkt finns en hyra som sätts utifrån marknadens efterfrågan och krav. Befintliga lagerlokaler, verkstads och produktionslokaler har en hyra som ligger i ett spann också beroende på skick och standard och inte så mycket på geografiskt läge. Jämförelser sker i området.
Hur säger jag upp min lokal?
Du kan säga upp lokalen för villkorsändring om du vill ändra på hyra eller andra villkor som finns i ditt avtal.
Då är det ett förfarande som gäller. Se på ditt hyresavtal så du säger upp vid rätt tid. Oftast är det senast 9 månader före hyreavtalet går ut men det kan vara 12 månader också.
Uppsägningen kan skickas antingen till hyresvärdens vanliga adress eller till den som är behörig att ta emot hyran för hyresvärden. Ett förvaltningsbolag som förvaltar fastigheten är ett exempel. Man kan alltså skicka till förvaltaren men uppsägningen måste alltid ställas till hyresvärden (Hyresvärden AB c/o Förvaltaren AB).
Uppsägningen ska ange de villkor som du vill ändra på och de måste vara noggrant preciserade, t ex hyran du begär i kronor, indexklausul etc. Du måste också ange datumet när kontraktet löper ut (detta framgår normalt av ditt hyreskontrakt).
Uppsägningen måste skickas före uppsägningstidens utgång med rekommenderat brev. När hyresgästen själv säger upp är det Postens datum som gäller som delgivningsdatum.
För att uppsägningen ska få verkan måste du ansöka om medling i hyresnämnden inom två månader från att du skickade uppsägningen.
Du kan också säga upp lokalen för avflyttning. Då anger du att det just är avflyttning och datum, ofta finns det en punkt redan i hyresavtalet som du kan använda under stycket uppsägning för avflyttning.
Om du är osäker är det bra att anlita en jurist eftersom det är lätt att göra fel vid uppsägningstillfället.
Får jag hyra ut min kontorslokal i andra hand? Och i så fall hur går jag tillväga?
För att hyra ut lokalen ska du först prata med fastighetsägaren som du hyr av idag eftersom dom måste godkänna uthyrning i andra hand till liknande verksamhet och titta samtidigt en extra gång i ditt hyresavtal om det finns något i det som säger att du inte får hyra ut i andra hand. Vi på Lokallots hjälper många företag varje år att hitta andrahandshyresgäster. När det finns en ny hyresgäst som vill tillträda lokalen så behöver fastighetsägaren godkänna den nya hyresgästen och vi är mycket noga att lokalen matchar det företags behov likväl som alla parter vill hålla nere eventuella anpassningar och ombyggnationer av lokalen. Oftast skrivs då ett andrahandsavtal mellan ditt företag och det företaget som ska hyra. Det är viktigt att tänka på att ni är ansvariga för lokalen och att hyran kommer in i tid till fastighetsägaren.
Alternativet är att överlåta avtalet till ny hyresgäst, det gäller främst om ni har många år kvar på hyresperioden och inte har behov av lokalen mer. Det vill säga att om vi på Lokallots hittar en ny hyresgäst till din lokal kan fastighetsägaren välja att antingen göra en överlåtelse av ert befintliga hyresavtal eller så skriver man ett helt nytt avtal med fastighetsägaren.
Om du istället har överyta i lokalen kan vi hjälpa dig att hitta en hyresgäst som hyr en del av din lokal. I detta fall skriver du själv ett hyresavtal med det företag som hyr den delen av lokalen. Det kan vi också hjälpa dig med.
Vad ingår i lokalhyran?
När man pratar om kvadratmeterhyra (hyra per kvadratmeter och år) avses kallhyra, dvs exklusive värme, kyla, fastighetsskatt, el och moms. Saker som också ligger på hyresgästen är det som tillhör verksamheten såsom larm, telefoni, bredband, städning, sophämtning med mera. Om något av ovan ingår framgår det tydligt i avtalet. Indexuppräkning sker av hyran varje år och ofta är det en fast procentsats mellan 2-3% som bestäms i avtalet , indexuppräkningen hänvisar till KPI (konsumentprisindex ) och eftersom inflationen historiskt vart låg garderar man sig med en fast höjning per år. Ofta används också en gränsdragningslista i hyresavtalet där ansvaret fördelas mellan parterna. Ibland kan det tillkomma krav på säkerhet för hyran, ofta motsvarar det ett halvt års hyra.
Vad ska man tänka på när man letar logistiklokal?
När du letar logistiklokal utgår du alltid från läge i förhållande till dina distributionsmönster och typ av lagringsbehov. Hur är tillgänglighet, har du behov av mycket uteyta och uppställning? Kan man köra runt byggnaden, tillbackning och höjd på fordonen som ska lastas av och på. Tänk till angående verkligt ytbehov kontra antal pallplatser. Kanske letar du efter ett höglager?
Hur långa avtal måste man skriva?
Oftast skrivs lokalhyresavtal på minst 3 år, men ofta längre än så. Handlar det om nyproduktion rör det sig ofta om 5, 7 eller 10 åriga avtal.
Fler fastighetsägare erbjuder nyckelfärdiga kontor, möblerade och all infrastruktur är klar, här varierar hyreslängden mellan några månader och uppåt. Även co-workingytor som många erbjuder har mer flexibla avtalstider.
Vilka är hyrestilläggen?
Det är vanligt att hyran höjs regelbundet med ett indextillägg. Det kan tillkomma tillägg på grund av fastighetsskatt som fastighetsägaren betalar. Löpande kostnader så som värme, el, vatten m.m. behöver regleras i hyresavtalet. Särskilt fastighetsskattetillägg kan variera mellan olika fastigheter beroende på läge. Det är fastighetens taxeringsvärde som styr.